Beaucoup d’artisans font cette erreur… et perdent parfois beaucoup d’euros
Si vous êtes artisan (mais pas que) : il y a de grandes chances que vous fassiez cette erreur avec votre logiciel de facturation
Cette erreur peut se reproduire à chaque fin de chantier ou prestation réalisée et peut même être très problématique sur le long terme selon ce qui est fait dans le logiciel de facturation.
L’artisan fait souvent cette erreur… mais son logiciel de facturation lui laisse t-il le choix ?
Avec l’arrivée de la facture électronique, beaucoup de prestataires proposent des logiciels de facturation à leurs clients : le comptable ou le banquier en sont deux exemples.
Loin d’être des spécialistes du logiciel de gestion et souvent sans recul sur l’utilisation quotidienne de leurs solutions, ces « nouveaux venus » proposent parfois des logiciels de facturation entrée de gamme, ne disposant pas d’une fonctionnalité importante permettant d’éviter cette fameuse erreur qui peut coûter beaucoup d’argent à l’entreprise.
C’est d’ailleurs aussi très souvent le cas avec les solutions de facturation « gratuites » ou à très bas coût.
LE problème de base de ces logiciels entrée de gamme est qu’ils ne font que gérer les devis et les factures. Et c’est principalement à cause de cela que les artisans font cette erreur qui peut leur faire perdre beaucoup d’argent.
La vraie vie d’un artisan sur un chantier : les factures évoluent par rapports aux devis !
Tous les artisans le diront : il arrive bien souvent (tout le temps ?) que le devis d’un chantier et sa facture associée soient différents : les avenants en cours de travaux sont souvent la règle dans le bâtiment, avec des travaux rajoutés, des travaux modifiés ou supprimés à la demande du client ou parce que l’avancement des travaux montre un phase invisible lors du chiffrage.
Il incombe donc à l’artisan de se mettre d’accord avec le client sur ces modifications et, lorsque ce sont des ajouts de prestation, il ne faut surtout pas oublier de les faire apparaitre sur la facture finale.
Et c’est là que peut arriver la perte d’argent ou l’erreur à ne pas faire dans sa facturation, sous risque d’être exposé dans le temps à des litiges.
Nous sommes spécialistes des solutions de facturation EBP sur l’Hérault, le Gard et la Lozère : conformité et service de proximité assurés !
La règle d’or : un devis signé par un client doit être considéré comme un contrat. Un contrat ne doit en aucun cas être modifié après signature
Pourquoi est-ce que modifier le devis pour intégrer les modifications en cours de chantier est une mauvaise idée ?
Il faut vraiment avoir en tête qu’un devis signé par un client doit être considéré comme un contrat, validé par l’artisan et le client a une date donnée.
Il est donc particulièrement inapproprié que l’artisan modifie le devis / contrat en cours de chantier pour y consigner, au fur et à mesure, les avenants et modifications de prestations, même si ça peut paraitre une bonne idée en permettant de ne pas oublier des éléments importants sur la facture finale.
Pire, en cas de suppression de prestation que le client a validé sur un devis, un litige ultérieur peut survenir. Par exemple :
- un client malhonnête ou n’ayant pas compris les échanges refuse de payer les travaux tant que la prestation supprimée en cours de chantier n’est pas effectuée : et oui, sa version du document signée contient la prestation supprimée : c’est vécu par des artisans,
- le bien sur lequel les travaux sont effectués est vendu après les travaux : le nouveau propriétaire peut se retourner contre l’artisan s’il découvre qu’une prestation présente sur le devis signé n’est pas réalisée : c’est vécu par des artisans.
On a donc sur le court terme et le long terme un risque juridique et financier important.
Pourquoi est-ce que modifier la facture sans toucher au devis est aussi une mauvaise idée ?
Avec son logiciel entrée de gamme l’artisan n’a que des devis et des factures.
Donc, s’il ne peut pas toucher le devis, l’artisan peut faire évoluer la facture. Mais c’est encore une fois une mauvaise idée.
En premier lieu, la retouche de la facture intervient par nature en fin de chantier au moment où la facture est créée : sur des chantiers longs, il est très facile d’oublier de reporter des travaux supplémentaires et ainsi perdre de l’argent sur des travaux non facturés. Et noter ces modifications sur des fichiers excel ou des documents papier nécessite d’être particulièrement organisé et surtout d’utiliser plusieurs sources d’informations alors qu’un logiciel de facturation doit se suffire à lui même : cette perte d’argent est vécue par des artisans !
D’autre part, en cas de suppression de prestation qui font, par exemple, que la facture devient d’un montant inférieur à ce qu’il était prévu dans le devis, une incohérence souvent recherchée par les contrôleurs fiscaux est créée, en toute bonne foi, par l’artisan dans son logiciel.
Ainsi, en cas de contrôle fiscal, l’artisan va devoir argumenter sur le fait qu’une prestation ait été réellement supprimée et non pas payée en liquide par le client et non déclarée : les contrôles fiscaux dans ces conditions sont vécus par des artisans !
On a donc, sur le court terme, un risque d’oubli de prestation et donc une perte d’argent et, sur le long terme, une suspicion de fraude qui peut peser sur l’artisan en cas de contrôle. Aie…
La bonne solution : un logiciel de gestion permettant de gérer les commandes !
A – Lorsque le devis est signé par le client, l’artisan le transforme en commande en un clic
Par cette simple étape, la validation du devis est consignée dans le logiciel : le devis devient bloqué (non modifiable) pour respecter la notion de contrat. Pas de risque d’erreur ni de risque juridique.
B – En cours de chantier, la commande est modifiée en temps réel
A chaque fois qu’une modification survient sur le chantier, l’artisan la consigne sur sa commande.
Le conseil est de ne surtout pas changer les lignes qui ont été reprises du devis, mais d’ajouter en dessous de ces lignes tout ce qui concerne les modifications. Ainsi tout est clair, et la notion de « contrat est préservée » :
- Les prestations ajoutées figurent en dessous des lignes d’origine, avec des quantités positives : on ajoute des prestations sans modifier celles prévues initialement et on en profite pour ajouter rapidement la raison qui a été exposée verbalement au client pour ajouter les travaux (ex. : « Au démontage des plaques de plâtre existantes, il a été nécessaire de reprendre l’ancienne isolation dégradée »)
- Les prestations supprimées figurent aussi sous les lignes d’origine, mais avec des quantités négatives : on enlève des prestations sans modifier celles prévues initialement. Il est impératif de noter pourquoi les travaux sont supprimés et ainsi consigner le dialogue avec le client (ex. : « le client souhaite faire lui même la dépose et l’enlèvement du parquet ancien »)
Bien sûr, si vous avez un logiciel qui permet de gérer la notion d’avenants (c’est le cas du logiciel de facturation EBP Bâtiment Pro), vous pouvez créer un avenant, le faire signer au client et l’intégrer à la commande en un tour de main. C’est encore plus performant et encore plus sécurisé car l’artisan collecte la signature des modifications de travaux à chaque étape.
C – Le chantier terminé, l’artisan transfère sa commande en facture en un clic
Grâce à un logiciel de facturation adapté, cette gestion saine et rapide de la vie du chantier permet de respecter la notion juridique d’un devis signé, de vous prémunir contre des litiges et d’argumenter facilement en cas de contrôle fiscal, tout étant noté sur la facture.
Et l’artisan arrête de perdre de l’argent en réalisant des prestations qu’il oublie de facture car son logiciel n’est pas adapté.
Les solutions de facturation EBP sont connectées nativement à la P.A. Cegid : une solution de facturation conforme, facile et fluide
Choisir un logiciel de facturation adapté passe par le choix du bon prestataire
Avec l’arrivée de la facturation électronique, beaucoup d’acteurs vendent du logiciel de facturation. Ils proposent parfois cet outil comme s’ils vendaient des bananes ou des stylos. Sans recul. Sans expérience ni retour terrain.
Index LD est un spécialiste reconnu des logiciels de facturation sur le Gard, l’Hérault et la Lozère : nous ne vendons pas des prestations comptables. Nous ne vendons pas des solutions bancaires. Nous sommes des spécialistes du logiciel de facturation avec une très longue expérience dans l’accompagnement des artisans, commerçants, négoces…
En tant que spécialistes, nous avons fait le choix de commercialiser les logiciels facturation de l’éditeur français EBP car avec nous sommes persuadés de proposer des outils fiables et adaptés à une utilisation quotidienne dans la « vraie vie ».
A l’heure du choix d’une solution de facturation, pour sa comptabilité avec la réforme de la facture électronique ou pour avoir des fonctions utiles à votre activité il faut se poser la question : qu’est ce qui m’évite de perdre de l’argent et limite les risques juridiques ?
- Le logiciel de facturation entrée de gamme ou gratuit qui ne fait que les devis et les factures ?
- Ou la solution de facturation performant adapté à la vraie vie des entreprises, qui vous évite d’oublier de facturer et vous peut vous éviter des procédures juridiques bien couteuses ? L’outil de facturation performant est certes payant, mais il est très vite et largement remboursé s’il vous permet de bien gérer votre facturation !
Chez Index LD, avec notre expérience de spécialiste du logiciel de gestion, on connait la réponse depuis longtemps !
Questions fréquentes sur les logiciels de facturation et les solutions de gestion EBP
Pourquoi l'artisan ne doit pas modifier le devis après signature du client ?
Un devis émis par un professionnel et signé par un client doit être compris comme un contrat. Un contrat ne se modifie pas après signature : il doit être fait des avenants.
Est-ce que je peux mettre des modifications uniquement en cours de chantier ?
Si vous n'avez pas le choix, parce que vous utilisez un logiciel entrée de gamme, vous pouvez le faire. Mais vous vous exposez grandement aux oublis de facturation (chantiers longs), aux litiges clients (incompréhension / mauvaise foi) et aux contrôles fiscaux nécessitant justification appuyée en cas de suppression de prestation.
Pourquoi est-ce que Index LD est spécialiste du logiciel de facturation ?
Depuis sa création, Index LD conseille et accompagne des articles, commerçants ou négociants en logiciels de facturation, principalement sur le Gard, l'Hérault et la Lozère. Nos prestations en la matière se comptent par centaine.
Les retours clients, l'expérience du vécu, l'expérience du support client quotidien sont des atouts précieux pour celles et ceux qui veulent s'équiper durablement et sur les bons rails.
Nos solutions de facturations sont donc éprouvées et sans compromis comme les logiciels entrée de gamme ou gratuits que peuvent vous proposer, par exemple, des prestataires qui ne sont pas spécialistes (comptables, banquiers...)
J'ai l'impression que c'est beaucoup plus long de gérer mes avenants comme vous le dites !
Et non !
- Si vous devez consigner des modifications en cours de chantier, cela prend autant de temps de le faire en amont sur la commande (ce qu'il faut faire) plutôt que sur la facture (ce qu'il ne faut pas faire)
- Si vous avez des litiges clients ou des contrôles fiscaux "appuyés", combien de temps ou d'argent aller vous perdre en plus ?