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Module "Inbox Mobile" Pocket PC Edition pour Inbox Plus (version 3)



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Guide d'aide à l'installation d'Inbox Mobile Pocket PC.

 

Le module Inbox Mobile Pocket PC Edition, maintenant en version 3, est l'évolution d'Inbox Mobile, notre logiciel de gestion commerciale pour Pocket PC.
Disponible sous Pocket PC 2003, Windows Mobile 5 et Windows Mobile 6, supportant nativement toutes les résolutions (écran carré, format portrait ou paysage, format vga), Inbox Mobile intègre les fonctionnalités suivantes :

  • Consultez vos clients, fournisseurs, articles.
  • Consultez votre historique client (liste de devis, commandes, factures... pour chaque client)
  • Saisissez des devis, commandes clients et commandes fournisseurs.
  • Saisissez des règlements sur les factures impayées et des acomptes sur les devis et commandes clients,
  • Imprimez vos devis, commandes clients et journal de caisse directement depuis le Pocket PC (disponible dans la version complète d'Inbox Mobile),
  • Réalisez vos inventaires (nécessite le Module Stocks),
  • Fonctionnalités "smartphone" intégrées (bouton d'appel de numéro de téléphone ou d'envoi de SMS intégré à différents endroits),
  • Saisie et consultation de rendez vous, mails et tâches directement depuis Inbox Mobile (Systèmes Windows Mobile 5 uniquement),
  • Gestion des modes TTC et HT, gestion des tarifs...

Inbox Mobile est synchronisé directement avec notre logiciel de gestion commerciale Inbox Plus.
Ainsi, de retour au bureau, vos saisies effectuées sur le Pocket PC sont directement vaildées puis intégrées dans Inbox Plus et votre Pocket PC se met à jour dans la foulée avec les dernières informations (historiques clients, évolutions de tarifs, nouveaux clients...)

Inbox Mobile est un module du logiciel Inbox Plus : à ce titre, l'acquisition d'une licence d'Inbox Mobile nécessite l'acquisition d'une licence de notre logiciel de gestion commerciale Inbox Plus pour PC.

Il y a donc deux logiciels : Inbox Mobile (pour Pocket PC) et Inbox Plus (pour PC), ces deux logiciels ayant la faculté de se synchroniser.

Inbox Mobile Pocket PC Edition existe aussi en version développeur : intégrez Inbox Mobile à votre logiciel de gestion commerciale existante !

Fonctionnalités disponibles sur le Pocket PC :

Voici un aperçu détaillé des principales fonctionnalités disponibles sur Inbox Mobile Pocket PC Edition :

  • Consultation d'articles :
    • Recherche multi critère : désignation, code article ou code barre,
    • Consultation de la fiche article détaillée intégrant entre autre :
      • Famille,
      • sous famille,
      • fournisseur,
      • prix,
      • stock réel (module stock pour Inbox Plus nécessaire),
      • conditionnement,
      • taux de TVA par défaut...
  • Consultation de clients et fournisseurs :
    • Recherche multi critère : désignation, code client, code postal, ville,
    • Saisie et gestion de rendez-vous et de tâches intégrées (Systèmes sous Windows Mobile 5.0 et Windows Mobile 6.0),
    • Export des clients et fournisseurs vers les contacts Pocket Outlook,
    • Consultation de la fiche client détaillée intégrant entre autre :
      • Coordonnées (adresse, téléphones, mails...)
      • Contacts,
      • Historique des documents de vente : liste des devis, factures, commandes clients et / ou livraisons correspondant aux critères que vous avez spécifié dans la fenêtre de synchronisation,
      • Liste des factures impayées avec possibilité de saisir des règlements,
    • Saisie de mails et bouton d'appel téléphonique rapides (pour les Pocket PC équipés de fonctions de téléphonie uniquement (smartphone) ) .
  • Saisie de devis et commandes clients :
    • Saisie conviviale reprenant l'interface d'Inbox Plus : les 3 onglets entête, contenu et totaux,
    • Optimisation de la saisie des articles par saisie code barre à partir d'une zone dédiée sous la liste des articles de chaque document,
    • Outil de copie et de transfert de document : copie de devis en devis, transfert de devis en commande client...
    • Sauvegarde en fichier texte au format XML,
    • Impression des devis et des commandes clients directement depuis votre Pocket Pc (nécessite l'acquisition de la version complète d'Inbox Mobile) : impression graphique, paramétrable (couleurs, logos, disposition) et réalisable par cable, infrarouge ou bluetooth, sur de multiples formats de papier (A4, tickets de caisse...). Consultez ici la liste des imprimantes compatibles,
    • Gestion des remises, de la TVA au niveau ligne, de la TVA globale (TVA Rénnovation...),
    • Saisie d'acomptes, un journal de caisse pouvant être imprimé avant chaque synchronisation),
    • Gestion du mode HT, du mode TTC et prise en compte des définitions de tarifs articles du module Tarification avancée d'Inbox Plus,
    • Utilisation de la bibliothèque d'articles et de la bibliothèque d'objets synchronisés depuis Inbox Plus pour créer rapidement les documents de vente,
    • Possibilité d'interdire le transfert de certaines pièces (pièces en attente, pièces "modèles" permettant de saisir rapidement de nouveaux documents...).
  • Saisie de commandes fournisseurs :
    • Saisie de commandes fournisseurs rapides et facilitée par l'appel direct des articles à commander, quels que soient les fournisseurs concernés : la synchronisation des données dans Inbox Plus s'occupe en effet pour vous de créer automatiquement autant de commandes fournisseurs que nécessaire,
  • Saisie de l'inventaire : saisie d'inventaire par appel rapide d'articles. La saisie est facilitée par l'interface qui prend en compte le fardelage (notion de "par combien"),
  • Fonctionnalités diverses :
    • Paramétrage des impressions supportant de nombreux types d'imprimantes (Bluetooth, infragouge, cable...),
    • Impression du journal de caisse, contenant la liste des accomptes et règlements de factures impayées saisis et ventilés par mode de règlement,
    • Sommaire principal d'Inbox Mobile personnalisable avec le logo de votre société selon une méthode simple à réaliser,
    • Possibilité de faire fonctionner Inbox Mobile avec sa base de données sur carte d'extension (SD, compact Flash...),
    • L'interface du logiciel Inbox Mobile regorge d'astuces permettant d'augmenter son ergonomie et de le rendre le plus pratique possible.
    • Multiples options de configuration comprenant par exemple le critère de recherche par défaut des articles (code ou désignation), des clients (code ou raison sociale), la possibilité de visualiser ou non sur le Pocket PC les prix d'achat (option accessible uniquement sur Inbox Plus non modifiable sur chaque Pocket PC.
Commerciaux, VRP, chefs d'entreprise, commerçants :
Inbox Mobile est le compagnon idéal de votre activité commerciale nomade.
Négoces, magasins, dépôts, stocks :
les inventaires et les commandes fournisseurs sont rapides avec Inbox Mobile

Afin de garantir l'intégrité générale des données à tout moment, il n'est pas possible avec Inbox Mobile:

  • De créer des clients dans la bibliothèque des clients sur le Pocket PC. Par contre, comme il est possible de créer un devis ou une commande client sans entrer de numéro de client associé, il est tout à fait possible de saisir un document de vente pour un nouveau client, en saisissant à la main sa raison sociale et son adresse dans l'entête du document,
  • De créer des articles dans la bibliothèque des articles sur le Pocket PC. Par contre, comme il est possible de créer une ligne de contenu dans un devis ou une commande client sans entrer de code article (en saisissant donc directement une désignation, une quantité et un prix), il est tout à fait possible de saisir un document de vente contenant un article qui ne se trouve pas dans la bibliothèque.


Principes généraux de synchronisation :

La synchronisation des données saisies sur le Pocket PC et la mise à jour des données du Pocket PC se fait via le logiciel Inbox Plus, à travers une fenêtre de synchronisation (assistant) permettant de paramétrer les éléments à transférer.
Grâce à cet assistant de synchronisation, vous définissez :

  • Un profil de synchronisation, la synchronisation Inbox Plus pouvant gérer un nombre infini de Pocket PC et donc de masques de synchronisation,
  • Un masque de synchronisation pour chaque profil, afin de ne synchroniser sur chaque Pocket PC les données utiles : tout ou partie des clients, tout ou partie des articles...

Fiabilité, sécurité, simplicité de notre synchronisation :

La synchronisation à distance, via la technologie GPRS par exemple, nécessite un investissement supplémentaire non négligeable en terme de sécurité du réseau informatique de l'entreprise ou en ce qui concerne des logiciels d'analyse des synchronisations effectuées par exemple. Nous avons donc choisi, avec Inbox Plus, un mode de synchronisation simple et efficace garantissant au maximum la sécurité de vos données.

  • Fiabilité :
    • La synchronisation des données se faisant par le cable de synchronisation fourni avec chaque Pocket PC, la synchronisation des données entre Inbox Plus est fiable et maitrisée car elle utilise un moyen de communication où les coupures de connexions sont limitées au maximum,
    • Cette fiabilité de synchronisation est d'autant plus importante qu'une multitude de tests de synchronisation est effectuée lors de toute synchronisation par notre logiciel de gestion commerciale Inbox Plus,
    • Les diverses étapes de la synchronisation utilisent des bases de données reconnues pour leur fiabilité.
    • Enfin, nous n'utilisons aucune technologie propriétaire pour faire nos transferts de données : notre synchronisation se base sur notre propre méthode de réplication des informations.
  • Sécurité :
    • La synchronisation des données n'utilise pas de transfert à distance : la synchronisation ne peut donc pas être "écoutée" et votre Pocket Pc ne contient aucun paramètre d'accès pouvant être utilisé à des fins malveillantes après un vol ou une perte,
    • Pas de porte "internet" à ouvrir sur vos ordinateurs ou vos serveurs au bureau pour synchroniser Inbox Mobile à distance.
  • Simplicité :
    • La synchronisation entre Inbox Mobile et Inbox Plus est facile : cliquez sur le bouton "synchronisation" d'Inbox Mobile et laissez vous guider par les différents messages affichés à l'écran.


Lancement de la fenêtre de synchronisation




La fenêtre de synchronisation

pointeur.jpg (1090 octets) Captures d'écrans

Ecrans Pocket PC :
La fenêtre de bienvenue, écran carré
La fenêtre de bienvenue (écran today)
Le menu général, écran carré

Le menu général, écran standard "portrait"

La liste des articles, écran carré, résumé article affiché
La liste des articles, écran carré, résumé article masqué
La liste des articles

Détail de la fiche article

La liste des clients, écran carré, résumé client affiché
La liste des clients
Détail de la fiche clients, consultation des règlements

Détail de la fiche clients, consultation des factures impayées

Détail de la fiche clients, consultation des contacts
Consultation de l'agenda (rendez-vous) en mode "jour"
Consultation de l'agenda (rendez-vous) en mode "semaine"

Saisie d'un rendez-vous

Liste des rendez-vous d'un client
Liste des tâches d'un client
Saisie d'une tâche

Composition d'un numéro de téléphone (pour les Pocket pc disposant de fonctions de téléphonie / Smartphone)

Liste des pointages effectués sur un règlement de factures impayées
Saisie d'un règlement
Saisie d'un pointage de règlement sur facture impayées

Visualisation du journal de caisse (liste des règlements et acomptes)

Liste des devis saisis sur le Pocket PC et non synchronisés
Saisie d'un devis, onglet "entête"
Saisie d'un devis, onglet "contenu"

Création d'une ligne avec saisie de code article et de quantité dans un devis

Modification du prix unitaire et saisie de remise dans une ligne de devis
Saisie d'un devis, onglet "Totaux"
Affectation d'un taux de TVA global à un devis

Saisie d'un acompte sur un devis

Liste des saisies d'inventaire non synchronisées
Saisie d'une ligne d'inventaire
Liste des articles en commande fournisseur non synchronisés

Saisie d'une ligne de commande fournisseur

Fenêtre d'option, onglet "Général"
Le menu général, personnalisé avec le logo de votre société Envoi d'un email à un client

Ecrans Station PC :

La fenêtre de synchronisation
Configuration de la conduite de synchronisation des articles
Première fenêtre de l'assistant de synchronisation Configuration de la conduite de synchronisation des clients

Exemples d'impression depuis le Pocket PC :

Voici quelques exemples d'impressions réalisées depuis le Pocket PC : l'impression est entièrement graphique (feuille blanche au départ). Les exemples d'impression présentées ont été réalisées :

  • Par un Pocket PC fonctionnant sous Windows Mobile 5 et par un Pocket PC fonctionnant sous Pocket PC 2003, via bluetooth, sur une imprimante Hewlett Packard Deskjet 930c équipée d'un dispositif bluetooth "BlueTake BT 200"
  • Sur une feuille au format A4,
  • Par la version de démonstration d'Inbox Mobile Pocket PC édition, version que vous pouvez télécharger depuis la rubrique téléchargement de notre site.
Impression d'un devis : page n°1
Impression d'un devis : page n°2
Impression du journal de caisse

Consultez ici la liste des imprimantes compatibles.

pointeur.jpg (1090 octets) Compatibilité

Inbox Mobile Pocket PC Edition est disponible pour les périphériques mobiles fonctionnant avec le système d'exploitation Pocket PC 2003, Windows Mobile 5 et Windows Mobile 6.
Sous Windows Mobile 5 ou Windows Mobile 6, toutes les résolutions d'écran sont gérées : écrans carrés, écran au format portrait, écran au format paysage, résolution vga...
Les fonctionnalités d'intégration de l'agenda et des tâches au sein d'Inbox Mobile n'étant disponible que sur les Pocket PC / Smartphone disposant de Windows Mobile 5 ou windows Mobile 6, nous conseillons ces 2 systèmes pour utiliser Inbox Mobile de façon optimale.


Inbox Mobile Pocket PC Edition nécessite aussi un processeur de la famille 'ARM' ou 'XScale'.

Inbox Mobile Pocket PC Edition a ainsi été testé et validé sur les assistants numériques Hewlett Packard (Ipaq), Acer, Dell (Axim) Asus, QTek, HTC et Symbol.


Consultez également la listes des fonctionnalitées d'Inbox Mobile Palm OS Edition.

Consultez également la listes des autres modules additionnels disponibles pour Inbox Plus.

Pour plus de renseignements sur Inbox Plus et les fonctionnalités du module de base cliquez ICI.

Inbox Plus fait partie des solutions référencées sur le guide des solutions mobiles distribué par Microsoft.

Inbox Mobile Pocket PC Edition existe aussi en version développeur : intégrez Inbox Mobile à votre logiciel de gestion commerciale existante !